Wat moet er in een zorgplan staan volgens de veldnorm evenementenzorg

Voor organisatoren, veiligheidscoordinatoren en medische coördinatoren is het zorgplan een van de belangrijkste onderdelen van het veiligheidsdossier van een evenement. Gemeenten en veiligheidsregio’s gebruiken het om te beoordelen of de medische voorbereiding voldoet aan de landelijke veldnorm evenementenzorg. Een compleet zorgplan voorkomt vertraging in het vergunningsproces en zorgt dat medische teams op de dag zelf zonder ruis kunnen werken. In dit artikel lees je welke onderdelen in ieder zorgplan moeten staan en op welke punten toezichthouders specifiek letten.

1. Een duidelijke omschrijving van het evenement en het risicoprofiel

Het zorgplan begint met een feitelijke beschrijving van het evenement, het verwachte bezoekersaantal en de aard van het programma. Deze basisgegevens vormen de context voor het bepalen van het juiste zorgniveau. Voor organisatoren is het handig om vooraf de richtlijnen door te nemen zoals beschreven op:
https://evenementenzorg.nl/welke-medische-hulp-heb-ik-nodig/

Belangrijke elementen zijn:

• soort evenement, zoals festival, sportwedstrijd of concert
• verwachte bezoekersflow en piekmomenten
• leeftijdsopbouw van het publiek
• alcoholverkoop en andere risicofactoren
• duur en fysieke intensiteit van het event

Hoe beter deze informatie wordt omschreven, hoe eenvoudiger het wordt om tot een passende medische inzet te komen.

2. De inzetberekening en verantwoording van de medische capaciteit

Volgens de veldnorm moet het zorgplan aantonen hoe het aantal hulpverleners is bepaald. Dit is meer dan alleen een getal noemen. Het plan moet inzicht geven in de toegepaste berekening en de relatie met het risicoprofiel.

Op evenementenzorg.nl staat een overzicht dat helpt bij deze inschatting, inclusief een uitleg over de typen medische teams:
https://evenementenzorg.nl/evenementenhulpverlening/
https://evenementenzorg.nl/event-medics/

In het zorgplan moet daarom staan:

• hoeveel hulpverleners worden ingezet
• welk zorgniveau zij hebben
• waarom dit aantal past bij het risico
• hoe de organisatie opschaling heeft geregeld

Gemeenten vragen vaak expliciet om deze onderbouwing, vooral bij evenementen boven de 2500 bezoekers.

3. Een overzicht van de medische teams en zorgniveaus

De veldnorm maakt onderscheid tussen verschillende niveaus van evenementenzorg. Het zorgplan moet duidelijk maken welk team op welke momenten aanwezig is en welke bevoegdheden zij hebben. Voorbeelden zijn:

• basis EHBO teams
• advanced first responders
• verpleegkundigen of artsen bij evenementen met extra risico

Informatie over deze profielen is te vinden op:
https://evenementenzorg.nl/

Het zorgplan moet exact aangeven welke functies worden ingezet, inclusief taakverdeling en communicatieafspraken.

4. Positionering van posten en logistieke inrichting van het terrein

Het zorgplan moet inzicht geven in waar posten staan, hoe bezoekers daar worden opgevangen en hoe het medisch personeel zich over het terrein kan verplaatsen. Hierbij zijn plattegronden onmisbaar.

Het plan moet ingaan op:

• locatie van vaste EHBO posten
• bereikbaarheid van zones met hoge publieksdruk
• ontsluiting van routes voor aanrijdend ambulancepersoneel
• mogelijkheden voor interne verplaatsing van medische teams

Deze informatie wordt bij voorkeur ondersteund met de meest recente terreinindeling. Hoe preciezer dit wordt aangeleverd, hoe beter de medische aanbieder een inzetvoorstel kan maken.

5. Werkwijze voor triage, registratie en medische handelingen

De veldnorm schrijft voor dat elke aanbieder werkt met een herkenbare, gestructureerde methode voor triage en registratie. Gemeenten willen vooraf zien hoe dit gebeurt.

Het zorgplan moet onder andere opnemen:

• triageprotocol dat tijdens het evenement wordt toegepast
• wijze van registratie van behandelingen
• tijdlijn van overdracht aan ambulancezorg of GHOR wanneer nodig

Dit is een belangrijk onderdeel, omdat het laat zien dat de medische organisatie voldoet aan professionele standaarden en dat incidenten traceerbaar zijn.

6. Communicatie en aansturing tijdens het evenement

Een zorgplan is pas volledig wanneer de communicatiestructuur helder is beschreven. De veldnorm verwacht dat er een duidelijke lijn bestaat tussen medische teams, organisatie, beveiliging en operationele leiding.

In het zorgplan moet daarom worden opgenomen:

• welke communicatiemiddelen worden gebruikt
• op welke wijze medische teams zijn gekoppeld aan de veiligheidsorganisatie
• wie de medische leiding heeft en wie beslissingen neemt bij opschaling
• hoe informatie wordt gedeeld binnen het commandoteam

Een goede communicatiestructuur voorkomt vertraging en misverstanden op drukke momenten.

7. Afspraken over eerste opvang, nazorg en overdracht van patienten

Het zorgplan moet duidelijk zijn over hoe bezoekers worden opgevangen, wanneer zij behandeld kunnen worden op het evenement en wanneer zij moeten worden overgedragen aan reguliere zorg. Denk aan:

• criteria voor doorverwijzing naar huisartsenpost of ambulance
• beleid voor bezoekers die niet zelfstandig het terrein kunnen verlaten
• procedures voor minderjarigen

Dit is cruciaal voor de beoordeling of de medische organisatie voldoet aan de veldnorm.

8. Rapportage en evaluatie na afloop

Tot slot verwacht de veldnorm dat er achteraf een evaluatie plaatsvindt. Het zorgplan moet beschrijven hoe en wanneer de aanbieder het medisch verslag aanlevert. Daarbij gaat het om:

• totaal aantal behandelingen
• type incidenten
• analyse van patronen en risico’s
• verbeterpunten voor de volgende editie

Organisatoren kunnen deze informatie gebruiken om vergunningstrajecten in toekomstige jaren te versterken.

Conclusie

Een zorgplan volgens de veldnorm evenementenzorg moet compleet, concreet en goed onderbouwd zijn. Het bevat informatie over het risicoprofiel, de inzetberekening, de medische teams, de positionering van posten, triage en registratie, communicatie en nazorg. Door gebruik te maken van de richtlijnen en informatie op evenementenzorg.nl ontstaat een plan dat voldoet aan de eisen van gemeente en veiligheidsregio en dat direct toepasbaar is voor de medische aanbieder.