Waar op te letten bij het selecteren van de juiste evenementenzorg en EHBO als safety manager voor evenementen of sportwedstrijden

Als safety manager ben je verantwoordelijk voor het waarborgen van medische veiligheid op evenementen. Het kiezen van de juiste evenementenzorg-aanbieder is daarbij cruciaal. De kwaliteit van de medische hulpverlening kan het verschil maken tussen een veilig, goed verlopen evenement en een situatie met onnodige risico’s. Welke criteria zijn belangrijk bij het selecteren van een evenementenzorgorganisatie? We zetten de belangrijkste aandachtspunten voor je op een rij.

1. Werken volgens de Veldnorm Evenementenzorg

De Veldnorm Evenementenzorg (VNEZ) vormt de landelijke standaard voor medische hulpverlening bij evenementen. Deze norm beschrijft duidelijke kaders voor kwaliteit, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en patiëntveiligheid. Controleer of de aanbieder werkt volgens deze veldnorm en of zij in staat zijn om te voldoen aan alle eisen rond competenties, faciliteiten, materiaal en veiligheid.

Een professionele evenementenzorgorganisatie zoals Witte Kruis Evenementenzorg baseert haar werkwijze volledig op de Veldnorm en heeft de expertise om deze normen praktisch te vertalen naar jouw specifieke evenement.

2. Risicoanalyse en zorgplannen op maat

Elk evenement is anders en brengt unieke risico’s met zich mee. Een goede evenementenzorgorganisatie begint daarom altijd met een grondige risicoanalyse. Deze analyse moet rekening houden met factoren zoals het type evenement, aantal bezoekers, doelgroep, locatieomstandigheden, weersvooruitzichten en eerdere incidenten.

Op basis van deze risicoanalyse wordt een medisch zorgplan opgesteld waarin staat beschreven welke medische voorzieningen, personeel en procedures nodig zijn. Dit plan vormt de basis voor een veilige uitvoering en moet vooraf worden goedgekeurd door de betrokken partijen, waaronder gemeente, GHOR en veiligheidsregio.

3. Gekwalificeerd en geregistreerd personeel

De kwalificaties van het medisch personeel zijn van levensbelang. Let erop dat de aanbieder beschikt over voldoende gekwalificeerde hulpverleners die passen bij het risicoprofiel van jouw evenement. De Veldnorm onderscheidt verschillende zorgniveaus:

• Basis Eerste Hulp: voor evenementen met laag risico
• Evenementen Eerste Hulp: EHBO’ers met aanvullende specialisatie
• Basiszorg: BIG-geregistreerde verpleegkundigen
• Spoedzorg: verpleegkundigen met spoedeisende zorg-competenties
• Specialistische Spoedzorg (ALS): ambulanceverpleegkundigen met Advanced Life Support

Controleer of de aanbieder kan aantonen dat hun personeel over de juiste certificaten, competenties en up-to-date bijscholing beschikt. Bij grotere of risicovolle evenementen is het essentieel dat er ALS-gekwalificeerde teams aanwezig zijn die in actieve dienst werken bij een ambulancedienst.

4. Beschikbaarheid van adequate faciliteiten en materialen

De Veldnorm stelt concrete eisen aan EHBO-posten en medische voorzieningen op evenementen. Een zorgpost moet minimaal voldoen aan:

• Herkenbare, toegankelijke locatie (rolstoel- en brancardtoegankelijk)
• Wind- en waterdichte, goed verlichte ruimte
• Minimaal 3×3 meter (of 10m²) vloeroppervlak
• Stromend water of alternatief voor handhygiëne
• 220V stroomvoorziening
• Adequate communicatiemiddelen
• Toiletvoorzieningen

Daarnaast moet het juiste medische materiaal aanwezig zijn: verbandmiddelen, AED, brancards, reanimatieapparatuur, medicijnen (indien nodig) en materiaal afgestemd op de verwachte zorgvragen. Vraag naar de staat en kwaliteit van het materiaal dat de aanbieder gebruikt.

5. Communicatie en bereikbaarheid op locatie

Goede communicatie is essentieel voor een effectieve medische hulpverlening. De evenementenzorgorganisatie moet beschikken over duidelijke communicatieprotocollen tussen:

• Zorgverleners onderling
• Het medisch team en de evenementorganisatie
• Medische hulpverlening en beveiliging/veiligheidsdiensten
• Eigen teams en externe hulpdiensten (ambulance, brandweer, politie)

Daarnaast moet de locatie toegankelijk zijn voor ambulances met voldoende doorrijbreedte (minimaal 4,5 meter) en doorrijhoogte (4,2 meter). Bespreek vooraf hoe de aanrijroutes en evacuatieprocedures worden georganiseerd.

6. Ervaring en referenties

Controle van eerdere prestaties geeft inzicht in de betrouwbaarheid van een aanbieder. Vraag naar:

• Ervaring met vergelijkbare evenementen (qua type, omvang en risicoprofiel)
• Referenties van eerdere opdrachtgevers
• Statistieken over geleverde zorg bij eerdere evenementen
• Incidentregistratie en evaluaties

Witte Kruis Evenementenzorg heeft meer dan 35 jaar ervaring in de evenementenzorg en verzorgt jaarlijks medische hulpverlening bij uiteenlopende evenementen, van grote festivals en dancefeesten tot sportevenementen en thema-evenementen in attractieparken.

7. Opschalingsmogelijkheden en flexibiliteit

Eventuele noodsituaties vereisen dat de evenementenzorgorganisatie snel kan opschalen. Ga na of de aanbieder:

• Toegang heeft tot extra personeel en materiaal bij onvoorziene omstandigheden
• Beschikt over ambulances en noodvervoer
• Kan samenwerken met regionale ambulancediensten en ziekenhuizen
• Flexibel is in het aanpassen van de inzet tijdens het evenement

Een organisatie die onderdeel is van een grotere ambulancedienst, zoals Witte Kruis Evenementenzorg binnen de grootste ambulanceorganisatie van Nederland, heeft hierbij duidelijk voordelen qua schaalgrootte en beschikbare capaciteit.

8. Nazorg en evaluatie

Professionele evenementenzorg houdt niet op na afloop van het evenement. Een goede aanbieder levert binnen 10 werkdagen een gedetailleerd evaluatierapport met:

• Geanonimiseerde statistieken van de geleverde zorg
• Overzicht van incidenten en interventies
• Inzicht in piekdrukte en bezettingsgraden
• Aanbevelingen voor toekomstige evenementen

Deze gegevens zijn waardevol voor de verantwoording richting vergunningverleners en helpen om de medische veiligheid bij volgende edities verder te verbeteren.

Conclusie

Het kiezen van de juiste evenementenzorg vraagt om zorgvuldige afweging van meerdere criteria. Als safety manager doe je er verstandig aan om evenementenzorgorganisaties te selecteren die werken volgens de Veldnorm, beschikken over gekwalificeerde professionals, in staat zijn tot maatwerk op basis van een gedegen risicoanalyse, en aantoonbare ervaring hebben met vergelijkbare evenementen. Een betrouwbare partner met landelijke dekking, professionele uitvoering en directe verbinding met ambulancezorg geeft de beste garantie voor veilige en kwalitatief hoogwaardige medische hulpverlening op jouw evenement.